TL;DR
Nota adalah bukti transaksi jual beli yang dibuat oleh penjual untuk pembeli. Format standarnya memuat nama toko, tanggal, kolom nama barang, jumlah, harga satuan, dan total harga. Nota bisa dibuat secara tulis tangan, dicetak, atau menggunakan template digital dalam format Word, Excel, atau PDF.
Kalau Anda pernah belanja di toko kelontong atau warung grosir, kemungkinan besar Anda pernah menerima selembar kertas kecil bertuliskan daftar barang yang dibeli beserta harganya. Itulah nota, bukti transaksi paling sederhana yang masih dipakai luas hingga hari ini. Banyak orang mencari gambar nota untuk referensi saat membuat nota sendiri, baik untuk keperluan usaha kecil maupun tugas administrasi.
Apa Itu Nota?
Nota adalah dokumen tertulis yang berfungsi sebagai bukti transaksi antara penjual dan pembeli. Menurut Mekari Jurnal, nota penjualan dibuat oleh penjual saat terjadi transaksi tunai dan biasanya rangkap dua: satu untuk pembeli, satu untuk arsip penjual.
Fungsi utamanya adalah sebagai catatan resmi bahwa transaksi sudah terjadi. Nota juga berguna saat ada retur barang, selisih harga, atau keperluan pembukuan. Untuk usaha kecil yang belum menggunakan sistem kasir digital, nota tulis tangan masih menjadi andalan.
Jenis-Jenis Nota
Nota bukan hanya satu jenis. Berdasarkan fungsinya, ada beberapa jenis nota yang perlu Anda ketahui.
Nota Kontan
Nota kontan adalah jenis yang paling umum. Nota ini digunakan dalam transaksi tunai, di mana pembayaran dilakukan langsung saat barang diserahkan. Toko kelontong, warung grosir, dan pedagang pasar biasanya menggunakan nota kontan. Menurut MASERP, nota kontan umumnya dibuat rangkap dua dengan kertas karbon.
Nota Kredit
Nota kredit diterbitkan saat ada pengurangan nilai transaksi, misalnya karena barang dikembalikan (retur) atau ada diskon yang diberikan setelah pembelian. Penjual memberikan nota kredit kepada pembeli sebagai bukti bahwa ada pengurangan piutang.
Nota Debit
Kebalikan dari nota kredit, nota debit diterbitkan oleh pembeli kepada penjual. Biasanya ini terjadi saat barang yang diterima tidak sesuai pesanan, rusak, atau jumlahnya kurang. Nota debit menjadi dasar untuk meminta penggantian atau pengurangan pembayaran.
Baca juga: Invoice Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Jenis-Jenisnya
Format dan Kolom dalam Gambar Nota
Nota yang baik memuat informasi yang lengkap dan mudah dibaca. Berikut komponen standar yang biasanya ada dalam sebuah nota penjualan:
- Nama dan alamat toko: Terletak di bagian atas nota, biasanya sudah tercetak untuk nota yang dibuat dari percetakan.
- Nomor nota: Untuk keperluan arsip dan pelacakan transaksi.
- Tanggal transaksi: Penting untuk pembukuan dan sebagai referensi jika ada masalah di kemudian hari.
- Nama pembeli: Tidak selalu diisi, tapi berguna untuk transaksi dalam jumlah besar atau pelanggan tetap.
- Kolom nama barang: Daftar item yang dibeli.
- Kolom jumlah: Banyaknya unit yang dibeli untuk setiap item.
- Kolom harga satuan: Harga per unit barang.
- Kolom total harga: Hasil perkalian jumlah dengan harga satuan.
- Total keseluruhan: Jumlah yang harus dibayar, biasanya ditulis di bagian bawah.
- Tanda tangan: Tanda tangan penjual dan terkadang pembeli sebagai bukti persetujuan.
Contoh Format Nota Sederhana
Berikut gambaran format nota penjualan tulis tangan yang biasa digunakan di toko-toko kecil:
| No | Nama Barang | Jumlah | Harga Satuan | Total |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Beras 5 kg | 2 | Rp65.000 | Rp130.000 |
| 2 | Minyak Goreng 1 liter | 3 | Rp18.000 | Rp54.000 |
| 3 | Gula Pasir 1 kg | 2 | Rp16.000 | Rp32.000 |
| Total | Rp216.000 |
Format di atas adalah contoh paling dasar. Untuk toko yang lebih besar, nota bisa ditambahkan kolom diskon, pajak, atau metode pembayaran.
Cara Membuat Nota untuk Usaha Kecil
Ada beberapa cara membuat nota, tergantung skala usaha dan kebutuhan Anda.
Nota Tulis Tangan
Cara paling sederhana dan murah. Anda bisa membeli buku nota di toko alat tulis (biasanya sudah tersedia dalam format rangkap dua dengan kertas karbon). Cukup isi nama barang, jumlah, harga, dan total secara manual. Cocok untuk warung, toko kelontong, atau usaha rumahan dengan volume transaksi kecil.
Nota Cetak dari Percetakan
Kalau Anda ingin nota yang lebih profesional dengan logo dan identitas toko, pesan dari percetakan. Biasanya dicetak dalam format rangkap dua atau tiga, dengan kertas NCR (No Carbon Required) sehingga tidak perlu kertas karbon terpisah. Biayanya terjangkau jika dipesan dalam jumlah banyak.
Nota Digital dengan Template
Untuk yang lebih melek teknologi, Anda bisa menggunakan template nota dalam format Word, Excel, atau PDF. Menurut Kledo, banyak situs yang menyediakan template nota kosong gratis yang tinggal diunduh dan dicetak. Template Excel punya keunggulan karena bisa menghitung total secara otomatis dengan rumus.
Perbedaan Nota dan Invoice
Banyak orang menganggap nota dan invoice itu sama, padahal ada perbedaan penting.
| Aspek | Nota | Invoice |
|---|---|---|
| Waktu pembayaran | Dibuat saat pembayaran tunai | Dibuat sebelum pembayaran (tagihan) |
| Fungsi | Bukti transaksi yang sudah lunas | Permintaan pembayaran |
| Kompleksitas | Sederhana, bisa tulis tangan | Lebih detail, biasanya digital |
| Penggunaan | Transaksi tunai sehari-hari | Transaksi bisnis, pembayaran kredit |
Jika usaha Anda masih berskala kecil dengan transaksi tunai, nota sudah cukup memadai. Tapi begitu Anda mulai melayani pembayaran tempo atau bekerja sama dengan perusahaan, invoice menjadi kebutuhan.
Tips Membuat Nota yang Rapi
- Tulis dengan jelas. Nota tulis tangan yang tidak terbaca hanya akan menimbulkan masalah di kemudian hari.
- Selalu buat rangkap. Minimal dua lembar: satu untuk pembeli, satu untuk arsip Anda.
- Beri nomor urut. Memudahkan pelacakan dan menghindari duplikasi.
- Simpan arsip dengan teratur. Nota yang disimpan rapi membantu saat melakukan rekap penjualan atau mengurus pajak.
- Pertimbangkan beralih ke digital. Kalau volume transaksi sudah tinggi, nota digital lebih efisien dan mengurangi risiko kehilangan data.
Gambar nota yang baik sebenarnya tidak perlu rumit. Yang paling penting adalah informasi di dalamnya lengkap, mudah dibaca, dan bisa dijadikan bukti transaksi yang sah. Apapun format yang Anda pilih, pastikan nota dibuat rangkap dan disimpan dengan rapi sebagai bagian dari catatan keuangan usaha Anda.
FAQ
Apa bedanya nota kontan dan nota kredit?
Nota kontan digunakan untuk transaksi tunai yang langsung dibayar saat itu juga. Nota kredit diterbitkan saat ada pengurangan nilai transaksi, misalnya karena retur barang atau pemberian diskon setelah pembelian.
Di mana bisa download template nota kosong gratis?
Beberapa situs seperti Kledo, Paper.id, dan Accurate menyediakan template nota kosong gratis dalam format Word, Excel, dan PDF. Anda tinggal mengunduh, mengisi identitas toko, lalu mencetaknya.
Apakah nota tulis tangan sah secara hukum?
Ya, nota tulis tangan tetap sah sebagai bukti transaksi selama memuat informasi yang lengkap seperti tanggal, daftar barang, harga, dan tanda tangan penjual. Untuk transaksi bernilai besar, sebaiknya dilengkapi dengan materai.
Berapa ukuran kertas nota yang umum dipakai?
Ukuran nota yang paling umum adalah setengah folio (A5) dan sepertiga folio. Toko kecil biasanya menggunakan ukuran sepertiga folio karena lebih hemat dan praktis untuk transaksi sehari-hari.
